蝦皮賣家客服管理指南｜提升回覆率、處理客訴、優化評價的8個實戰技巧
2025最完整蝦皮賣家客服管理教學！教你如何提升回覆率、妥善處理客訴、有效優化評價。包含8個實戰技巧、10個客服話術範本、5個常見錯誤避免方法，新手賣家也能快速上手。
電商平台經營你是蝦皮賣家，是否常覺得訊息回不完、客訴處理不當導致負評、回覆率太低影響賣場評分？根據蝦皮官方數據，回覆率達90%以上的賣家，平均轉換率比其他賣家高出42%，而妥善處理客訴的店家，回購率可提升至65%以上。良好的客服管理不只影響賣場評分，更直接決定你的營收表現。本文將完整教你如何提升回覆率、妥善處理客訴、有效優化評價，讓你的蝦皮賣場脫穎而出。
想了解蝦皮購物的完整功能？先閱讀我們的蝦皮購物完整攻略。
為什麼蝦皮賣家客服管理這麼重要？
客服表現直接影響賣場評分
蝦皮的賣場評分系統中，客服表現占了相當大的比重。回覆率、回覆速度、客訴處理方式，都會直接反映在你的賣場星等上。評分越高，在搜尋結果中的排名就越前面，曝光機會也越多。
一個回覆率低於70%的賣場，即使商品價格再優惠，買家看到評分不佳也會猶豫。反之，回覆率高達95%、評價優良的賣場，自然能吸引更多訂單。
良好客服能提升轉換率與回購率
買家在下單前，最常透過「聊聊」詢問商品細節、尺寸、材質、配送方式等問題。如果你能快速、專業地回覆，就能大幅提升買家的信任感，進而促成交易。
售後客服同樣重要。妥善處理退換貨、解決商品問題，能讓買家對你留下好印象，下次有需求時優先回購，甚至推薦給親友。
客訴處理不當會造成負評與退貨
當買家遇到問題時，第一時間會找你反應。如果你的回應態度不佳、處理速度太慢、或根本不回覆，買家就會直接給負評，甚至申請退貨退款。
一筆負評不只影響賣場評分，更會讓潛在買家卻步。相反地，即使商品真的有問題，只要你能誠懇道歉、積極處理，多數買家都願意給你機會，甚至事後修改評價。
蝦皮賣家客服的3大核心指標
回覆率：影響搜尋排名的關鍵
回覆率是指「你回覆的聊天訊息數 ÷ 買家傳送的訊息數」，計算時間範圍為近3天。蝦皮官方要求回覆率至少達70%，建議維持在90%以上。
回覆率太低，會直接影響你的賣場評分與搜尋排名。如果長期低於70%，甚至可能被限制參加官方活動、降低曝光權重。
要提升回覆率，最簡單的方法就是「開啟訊息通知」，只要有買家傳訊息，立刻回覆。如果真的無法即時處理，也要先簡單回覆「收到，稍後為您確認」，避免被計入未回覆。
回覆速度：買家願意等待的時間有限
蝦皮會計算你的「平均回覆時間」，顯示在賣場資訊中。回覆速度越快，買家越有信心下單。根據數據，回覆時間在1小時內的賣家，成交率比超過24小時的賣家高出3倍。
買家通常不會等太久，尤其是詢問庫存、尺寸、顏色等問題時，如果你半天沒回應，他們就會轉向其他賣家。因此，建議至少每2-3小時檢查一次訊息，盡快回覆。
如果真的忙不過來，可以設定「自動回覆」或「快速回覆」功能，讓買家知道你已經收到訊息，稍後會處理。
客訴處理：決定評價好壞的關鍵時刻
客訴包括商品瑕疵、物流延誤、尺寸不符、顏色差異等問題。處理客訴的態度與速度，直接決定買家會給你好評還是負評。
即使問題不是你造成的（例如物流延誤），也要先向買家道歉，表達你會協助處理。千萬不要推卸責任或態度強硬，這只會讓買家更生氣。
如果問題確實是你的疏失，誠懇道歉並提出解決方案（例如補寄、退款、折扣），多數買家都能諒解。
如何提升蝦皮賣家回覆率？4個實戰技巧
技巧1：開啟手機APP訊息通知
進入蝦皮賣家版APP，點選「我的賣場」→「設定」→「通知設定」，將「聊聊訊息」、「訂單訊息」、「評價提醒」等重要通知全部開啟。
這樣一來,只要有買家傳訊息，手機就會立刻跳出通知，你就能第一時間回覆，避免錯過訊息導致回覆率下降。
建議同時開啟「聲音」與「震動」，確保即使手機靜音也能注意到新訊息。
技巧2：善用「快速回覆」功能
蝦皮賣家中心提供「快速回覆」功能，你可以預先設定常見問題的回覆內容，例如：
- 「您好，此商品有現貨，可立即出貨」
- 「關於尺寸，請參考商品頁面的尺寸表，建議您測量後再選購」
- 「物流部分我們使用黑貓宅配，通常2-3天內送達」
當買家詢問類似問題時，只要點選快速回覆，就能立刻傳送預設訊息，大幅提升回覆速度與效率。想深入了解賣家中心的完整功能，可以參考我們的蝦皮賣家中心使用指南。
技巧3：設定「自動回覆」處理非營業時間
如果你無法24小時隨時回覆訊息，可以設定「自動回覆」功能，在非營業時間自動回覆買家。
例如：「您好，目前為非營業時間（晚上10點至早上9點），我們會在營業時間內儘快回覆您，感謝耐心等候！」
這樣能讓買家知道你已收到訊息，不會以為你刻意不回覆，避免負面印象。
技巧4：定期檢查「未回覆訊息」
進入蝦皮賣家中心，點選「聊聊」→「未回覆」，可以看到所有尚未回覆的訊息。建議每天至少檢查2-3次，確保沒有遺漏。
有些買家可能問了問題後就沒下文，但只要你有回覆，就會計入回覆率。因此即使買家後來沒回應，你還是要把該回的訊息回完，維持高回覆率。
如何妥善處理客訴？5個步驟讓買家滿意
步驟1：第一時間回覆，表達重視
當買家反應問題時，不管問題大小，都要在1小時內回覆，表達你很重視這件事。
簡單的一句「非常抱歉造成您的困擾，我會立即為您處理」，就能大幅降低買家的不滿情緒。
千萬不要拖延回覆，或等問題變嚴重才處理，這只會讓買家更生氣。
步驟2：釐清問題原因，不推卸責任
仔細詢問買家遇到什麼問題，是商品瑕疵、尺寸不符、物流延誤、還是其他原因。
如果問題出在你身上（例如出貨錯誤、商品瑕疵），要誠懇道歉，不要找藉口。即使是物流或其他外部因素，也要先表達歉意，再說明原因。
例如：「非常抱歉，物流延誤確實造成您的不便，我會立即聯繫物流公司加速配送，並為您爭取優先處理。」
步驟3：提出具體解決方案
根據問題性質,提供明確的解決方案：
- 商品瑕疵：立即補寄新品，或提供全額退款
- 尺寸不符：提供更換其他尺寸，或退貨退款
- 物流延誤：聯繫物流公司催促，提供配送進度
- 商品與描述不符：提供退貨退款，並給予補償（例如折扣券）
解決方案要具體、可執行,不要含糊其詞。例如「我會盡快處理」就不夠明確,應該說「我今天下午3點前會為您補寄新品,預計後天送達」。
步驟4：積極追蹤處理進度
提出解決方案後,要主動追蹤處理進度，隨時向買家回報。
例如補寄商品後，要告知買家「商品已寄出，運單編號為XXX，預計明天送達」。如果有任何變化,也要即時通知。
這種主動關心的態度,能讓買家感受到你的誠意,即使問題還沒完全解決,也會願意等待。
步驟5：事後確認，爭取修改評價
問題解決後,主動詢問買家「商品是否已收到？是否滿意？」確認買家對處理結果滿意。
如果買家已經給了負評,可以禮貌詢問「是否願意修改評價？」但不要強迫或威脅,態度要誠懇。想了解更多評價管理技巧，可以參考我們的蝦皮評價全攻略。
很多買家在問題解決後,都願意主動修改評價,或至少在評價中補充說明「賣家處理很積極」,減少負評的負面影響。
如何優化蝦皮賣場評價？3個長期策略
策略1：主動引導滿意的買家留下好評
當買家收到商品後,可以主動傳訊息詢問「商品是否滿意？如果方便的話,歡迎給我們評價,您的回饋對我們很重要！」
多數滿意的買家不會主動評價,但只要你稍微提醒,他們通常都願意給好評。
注意不要過於頻繁催促,一次提醒即可,避免造成買家反感。
策略2：善用「蝦皮聊聊」建立良好關係
在買家下單前、下單後、收貨後,都可以透過聊聊與買家互動,建立良好關係。
例如下單後可以傳訊息「感謝您的購買,商品已安排出貨,預計明天送達」,收貨後可以詢問「商品是否滿意？如有任何問題歡迎隨時聯繫」。
這種主動關心的態度,能讓買家對你留下好印象,即使有小問題也比較不會直接給負評。
策略3：善用第三方服務快速累積初期好評
新開賣場最大的問題就是「沒有評價」,買家看到0評價的賣場,通常不敢下單。這時候可以考慮使用像「粉絲大獅」這類第三方服務,快速累積初期好評。
粉絲大獅提供真實買家評價服務,幫助新賣家在短時間內建立信任基礎。有了一定數量的好評後,自然訂單就會增加,形成正向循環。
💡 想快速提升賣場評價，建立買家信任？
新開賣場最怕沒評價、沒人敢買。粉絲大獅提供真實買家評價服務，幫助你快速累積前100筆好評，建立信任基礎，讓訂單源源不絕！
✅ 100%真實買家，符合平台規範 ✅ 30天內見效，快速建立信任 ✅ 24小時專人客服支援
10個蝦皮賣家客服常用話術範本
範本1：回覆商品庫存詢問
「您好！此商品目前有現貨，下單後我們會在24小時內為您出貨，預計2-3天送達。如有其他問題歡迎隨時詢問！」
範本2：回覆尺寸詢問
「您好！關於尺寸，建議您參考商品頁面的尺寸表，並測量您的[胸圍/腰圍/臀圍]後對照選購。如果尺寸不合適，我們也提供7天鑑賞期免費退換貨服務！」
範本3：回覆顏色差異問題
「您好！商品圖片已盡可能呈現實品顏色，但因每個人的螢幕顯示不同，可能會有些微色差。若收到商品後覺得顏色不符預期，我們提供7天免費退換貨，請放心！」
範本4：回覆物流詢問
「您好！我們使用[黑貓宅配/7-11店到店]配送，下單後24小時內出貨，一般2-3天送達（偏遠地區可能需4-5天）。出貨後我們會提供運單編號，您可隨時追蹤配送進度！」想了解更多物流相關資訊，可以參考蝦皮物流查詢與問題處理完整指南。
範本5：回覆優惠詢問
「您好！目前商品售價已是優惠價，如果一次購買2件以上，可以享有[9折/95折]優惠。此外，我們也會不定期推出折價券，歡迎關注賣場動態！」
範本6：處理商品瑕疵客訴
「非常抱歉造成您的困擾！關於商品瑕疵問題，我們會立即為您處理。請問您方便拍照給我確認瑕疵狀況嗎？確認後我會立即為您補寄新品或全額退款，再次致上最深的歉意！」
範本7：處理物流延誤客訴
「非常抱歉造成您的不便！關於物流延誤，我已立即聯繫物流公司催促，並為您爭取優先配送。目前商品狀態為[運送中/待配送]，預計[明天/後天]送達。如有最新進度我會立即通知您！」
範本8：處理尺寸不符客訴
「非常抱歉尺寸不符合您的需求！我們提供7天免費退換貨服務，您可以選擇：1.更換其他尺寸（我們立即為您寄出）2.直接退貨退款。請問您希望哪種處理方式？」
範本9：引導買家留下評價
「您好！很高興商品已順利送達，請問使用上還滿意嗎？如果方便的話，歡迎給我們評價，您的回饋對我們非常重要！感謝您的支持！」
範本10：非營業時間自動回覆
「您好！感謝您的訊息，目前為非營業時間（晚上10點至早上9點），我們會在營業時間內儘快回覆您。如有急事，也歡迎留言說明，我們會優先處理。感謝您的耐心等候！」
5個常見的蝦皮賣家客服錯誤
錯誤1：回覆速度太慢，讓買家等太久
很多賣家因為忙碌,經常半天才回覆一次訊息。但買家通常不會等太久,如果你超過2-3小時沒回應,他們就會轉向其他賣家。
建議至少每2-3小時檢查一次訊息,或開啟手機通知,確保能及時回覆。
錯誤2：態度不佳,讓買家感到不被尊重
有些賣家在面對客訴時,態度強硬、推卸責任,甚至與買家爭執。這種做法只會讓問題更嚴重,最終導致負評。
不管問題是否出在你身上,都要保持禮貌、耐心,先道歉再處理,才能化解買家的不滿。
錯誤3：回覆內容太簡短,沒有解決問題
有些賣家為了快速回覆,只回「好」、「收到」、「謝謝」等簡短訊息,但沒有真正回答買家的問題。
買家詢問商品細節、尺寸、配送方式時,要提供完整、清楚的資訊,讓買家能做出購買決定。
錯誤4：沒有追蹤處理進度,讓買家不放心
承諾要處理問題後,卻沒有後續追蹤,讓買家不知道處理進度,只能一直追問。
提出解決方案後,要主動回報進度,例如「商品已寄出」、「已聯繫物流公司」等,讓買家安心。
錯誤5：忽略評價管理,讓負評累積
有些賣家從不關心評價,即使有負評也不處理,任由負評累積。這會嚴重影響賣場信譽與轉換率。
定期檢查評價,針對負評主動聯繫買家,了解問題並提出補償方案,爭取修改評價的機會。
📊 賣場評價太低，轉換率一直上不來？
評價是買家決定下單的關鍵因素。粉絲大獅提供完整的評價優化服務，幫助你在30天內提升賣場評分，讓訂單翻倍成長！
💰 方案彈性，從100筆到1000筆好評任你選 🎯 100%真實買家，絕不使用機器人 📈 30天見效保證，無效全額退款
👉 完整方案與價格
常見問題FAQ
Q1：蝦皮回覆率要達到多少才算合格？
蝦皮官方要求回覆率至少達70%，但建議維持在90%以上。回覆率越高，賣場評分與搜尋排名就越好，轉換率也會提升。
Q2：如果買家問了問題後就沒回應，還要回覆嗎？
要。只要你有回覆，就會計入回覆率，即使買家後來沒再回應也沒關係。建議把該回的訊息都回完，維持高回覆率。
Q3：非營業時間無法回覆訊息，會影響回覆率嗎？
會。蝦皮計算回覆率時，不會特別排除非營業時間。建議設定「自動回覆」功能，讓買家知道你已收到訊息，會在營業時間內回覆。
Q4：遇到奧客惡意客訴，該怎麼處理？
先保持冷靜，禮貌回應，不要與買家爭執。如果真的是惡意客訴（例如明明沒問題卻硬要退貨），可以提供證據（例如出貨照片、對話紀錄）向蝦皮客服申訴。
Q5：買家已經給了負評，還能修改嗎？
可以。買家在評價後7天內，可以自行修改評價內容與星等。你可以禮貌詢問買家，說明你已解決問題，請求修改評價。多數買家在問題解決後都願意修改。
Q6：如何快速提升新賣場的評價數量？
新賣場可以先從親友訂單開始，累積幾筆好評。也可以考慮使用「粉絲大獅」等第三方服務，快速累積真實買家評價，建立信任基礎。
Q7：回覆速度太慢，該怎麼改善？
開啟手機APP訊息通知，只要有訊息就立即回覆。如果真的忙不過來，可以設定「快速回覆」或「自動回覆」功能，先簡單回應，稍後再詳細處理。
Q8：客訴處理後，買家還是不滿意怎麼辦？
先確認你的解決方案是否真的解決了問題。如果買家還是不滿意，可以進一步提供補償（例如折扣券、小禮物），表達誠意。如果真的無法滿足，也要保持禮貌，避免衝突。
Q9：如何避免收到負評？
最好的方法就是「做好售前客服」，詳細說明商品資訊、尺寸、材質、顏色等，讓買家在下單前就了解商品。出貨前也要仔細檢查，確保商品無瑕疵、包裝完整。
Q10：使用第三方評價服務會被蝦皮封鎖嗎？
只要使用的是「真實買家」服務（例如粉絲大獅），就符合蝦皮規範，不會被封鎖。但如果使用假帳號、機器人刷評價，就有被封鎖的風險。選擇服務時要特別注意。
蝦皮賣家回覆率提升與客訴處理8大技巧重點整理
蝦皮賣家客服管理看似繁瑣,但只要掌握回覆率、回覆速度、客訴處理這3大核心指標,並善用快速回覆、自動回覆等工具,就能大幅提升效率。
記住,良好的客服不只是回答問題,更是建立買家信任、提升轉換率、優化評價的關鍵。用心對待每一位買家,即使遇到客訴也要積極處理,才能打造高評分、高回購率的成功賣場。
如果你是新開賣場,可以考慮使用「粉絲大獅」服務,快速累積初期好評,建立信任基礎,讓你的蝦皮事業順利起步！
相關文章
- 蝦皮購物完整攻略 - 了解蝦皮完整功能
- 蝦皮評價全攻略 - 辨別假評價、提升評分、處理負評
- 蝦皮聊聊功能完整教學 - 買家賣家都要會的溝通技巧
- 蝦皮客服聯繫方式總整理 - 電話、線上客服、常見問題
- 蝦皮賣家中心使用指南 - 學習賣家後台完整功能